Thomas Lebrun

[MOSS 2007] Les audiences de Sharepoint 2007

Sharepoint, depuis sa version 2003, possède un système d'audience très puissant, que je vais tâcher de vous expliquer au travers de ce post.

Les audiences permettent de définir des sortes de groupes dynamiques d'utilisateurs dont les membres sont définis en fonction de règles (partage de une ou plusieurs propriétés communes).

Lors de la création d'une audience, on définit des règles se basant:

• soit sur les propriétés du profil
• soit sur un groupe de sécurité Windows, une liste de distribution ou la hiérarchie de l'organisation

Donc plutôt que de créer un groupe "Sales Department", il vous suffit de créer une audience dont la règle est la suivante: le champ "Department" du profil de l'utilisateur doit correspondre à "Sales".

Pour créer une audience, rien de plus simple: rendez-vous dans l'administration centrale de Sharepoint:

Rendez-vous ensuite dans la page d'administration de votre fournisseur de services partagés (SSP, Shared Services Provider):

Et enfin, cliquez sur "Audiences" pour voir la page de gestion des audiences:

Pour créer votre audience, il vous suffit de cliquer sur "Create Audiences":

Un point intéressant est que vous allez pouvoir indiquer si vous souhaitez que l'audience soit active si toutes les règles sont vérifiées ou bien si une des règles est vérifiée:

Après avoir validé, vous arrivez sur la page de création de règles:

 Une fois la règle validée, vous arrivez sur la page de gestion de votre audience mais il y a une chose importante à savoir: cette audience ne sera active que si vous la compilée. En effet, les audiences ne sont malheureusement pas dynamiques donc si vous modifiez une des règles de l'audience ou bien si vous modifiez une propriété d'un des profils utilisateurs, vous devrez recompiler l'audience pour que celle-ci soit mise à jour.

Cela se fait en cliquant sur le lien: "Compile Audience":

Une fois la compilation terminée (cela se fait relativement vite), la page de gestion de l'audience vous affiche diverses informations (Nom de l'audience, description, date de la dernière compilation, etc...) mais surtout, elle vous affiche le nombre de membres dont cette audience est composée. En cliquant sur le lien "View Membership", vous pouvez visualiser la liste des membres qui compose cette audience, autrement dit la liste de tous les utilisateurs dont le profil remplit cette (ou ces) condition(s).

En voyant cela, vous pourriez vous demander quel est l'intérêt des audiences. Et bien il faut savoir que, dans Sharepoint, vous avez la possibilité de cibler l'affichage des WebParts (et même de certains éléments de liste) en fonction de l'audience. Ainsi, une Webpart dont l'audience aura été définit à "Sales" ne sera visible qu'aux membres de cette audience, la preuve en images:

• J'ajoute une WebPart "RSS Viewer" sur la page d'accueil et je spécifie que cette WebPart ciblera l'audience "Sales Department" (autrement dit qu'elle ne sera visible qu'aux membres de cette audience). Pour cela, il faut simplement aller dans les propriétés de la WebPart et dans la partie "Advanced", indiquer l'audience désirée:

• Ensuite, si l'on se connecte avec un compte qui ne rentre pas dans l'audience indiquée, on voit bien que la WebPart n'est pas visible. Cependant, si l'on change pour un compte faisant parti de cette audience, la WebPart est bien visible (cliquer sur l'image pour l'agrandir):

Les audiences représentent donc un moyen très pratique d'afficher une information à un ensemble restreint d'utilisateurs. On peut seulement regretter le fait qu'il ne soit pas possible d'afficher, via une même WebPart, différentes informations en fonction des différentes audiences (cela doit cependant être possible via un développement custom, j'avoue ne pas avoir plus cherché que cela....).

Voila, j'espère que cette petite introduction aux Audiences de Sharepoint vous aura fait plaisir et vous sera utile par la suite

Bon MOSS à tous 

A+