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The Mit's Blog

En plus d'intégrer et skier, il sait même écrire !
(Blog de Renaud Comte)

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  • Ancien MVP SharePoint 8 ans ...
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[YOS Genève 2015] : Et si on adoptait enfin nos espaces collaboratifs

Hourah un nouvel évènement sur Genève : Merci Yoan et MR Super.

Une première session sur une expérience et son implémentation chez un grand compte comme Sanofi par Mme Dumon de Smartview

La vision de la collaboration est toujours différente entre un utilisateur lambda et son management sans parler de ses consultants : il faut viser une gouvernance fonctionnel ciblé sur les “bons” usages.

Quelques remarques :

  • Souvent, le mot même de SharePoint fait peur et effraie.
  • Ne pas avoir peur de l’échec mais osez et proposez des outils à des utilisateurs.
  • L’attente est trompeuse : elle conduit à la peur et la méfiance

Des étapes clés :

  • Préparer
    • Champions
    • Sponsors
    • Freins et leviers
  • Mettre en œuvre
    • Cas d’usage
    • Communication : venir à l’outils et adhérer
    • Formation
  • Evoluer
    • nouvelles offres
    • nouveaux services

Attention à votre identité visuel non pas du “Branding” mais d’éviter une trop forte homogénéité qui conduit à tout mélanger. Chaque usage doit et se doit d’être facile à identifier

Toujours montrer son savoir faire via des showrooms, des témoignages… et soyez exemplaires !
exemple : 1 semaine sans mail : exploitez la force et discernez les faiblesses de vos outils communautaires

Adoption

Privilégier les cas d’usage :

  • répondre à un besoin est primordial : collaborer est rarement un besoin utilisateur
  • la technologie est toujours secondaire

Faire vite et simple :

  • rationnaliser les besoins : être flexible et rapide à déployer quitte à faire simple
    • on saura toujours “complexifier” et améliorer
  • pensez itératif avec un objectif
    • commençons simple, échangeons et construisons

la communication n’est pas toujours institutionnel : le coin café, des rencontres sympathiques plus informel permettent de mieux guider (les gens aiment être guider par la main).

Toujours arriver à identifier

  • les différentes audiences
  • les bon publics
  • le temps d’apprentissage
    • pensez toujours à rappeler les trucs et astuces
    • des scenarios fort pour vos users : le coauthoring
    • évaluer le temps nécessaires pour chaque formation et adaptez : court moyen long… tout est gérable

Les formations sont souvent vécu comme “éprouvante”. Il faut les adapter et pensez plus en guidance quand stéréotype : CP / KM / Admin

Le self training reste une option : préférez des timings courts mais attention : cout et organisation lourde !!! (vidéo de qualité, scénario scripté et succès mitigés)

Comme pour les élèves d’école : une fiche ou quick card (a4 double face car les gens impriment encore) est souvent plus utile qu’un cour complet. Souvenez vous de vos révisions

Découvrir ?
Tout se prévoit et s’organise bien sur

  • une matinée pour comprendre et comment collaborer
  • 30 minutes pour comprendre
    • définir des créneaux courts
    • pas de Q/R : l’espace de communauté est la pour ca Sourire

Au quotidien :

  • communautés de pratiques : toujours exemplaires
  • présences des sponsors et des champions
  • restez proches : de vos utilisateurs et sur le terrain, ne pas attendre le besoin

Offre de service

Service en ligne

  • équipe restreint
  • service zéro
    • création à la demande3
    • configuration par les users
  • support
    • pas en direct
    • peu ou pas de personnalisation
    • modèle simple

Service à la demande

  • Via une vrai équipe : management,encadrement et technique
  • Etude
    • des besoins
    • formation des demandeurs
    • création de site personnalisés
  • attention au délai !

Timing en 3 temps

  • Initialisation
    • SLA
    • Service et process
    • Site du service
    • Kit de communication
  • Phase de lancement
    • communication toujours
    • formation
    • support
    • quick wins
  • Evolution après 1 ans
    • prôné malgré tout la simplicité
    • cibler les vrais besoins des caprices
    • communiquer et former

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Mesurer le succès : il n’y a pas que les log de connexions

  • enquête de satisfaction
  • sondage
  • relance selon statistique : nombre de documents non archives, sites sans modifications, …

Exemple

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Quelques points :

  • nommage : SharePoint n’est pas forcement le terme le plus utile
  • trucs et astuces : tout n’est pas évident dans Office même le “send by mail”
  • attention à l’image de marque
  • déployez par petite touche mais régulièrement
  • capturer la connaissance

Une vrai bonne session plein de bon sens et de bon conseil : un déploiement technologique est finalement plus humain qu’on le croit.

SharePoint, pardon, le sens de la collaboration est tout sauf inné, il faut le porter.

Renaud Comte aka TheMit

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Posted: lundi 13 avril 2015 09:48 par themit

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