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Le petit blog de Pierre / Pierre's little blog

Sharepoint, .NET, IW (Information Worker) solutions, pour le fun et le partage / for fun and sharing Pierre VIVIER-MERLE - MVP SharePoint

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I, Pierre :-)

[MOSS 2007] Workflow Sharepoint, délégation et groupes

Lorsque l'on parle de workflow en entreprise, une question revient de façon très fréquente : comment gérer les absences d'utilisateurs. A l'heure des 35 heures, de la mobilité mondialisée et de l'agilité, il est important que les processus un tant soit peu automatisé ne soit pas bloqués par une simple absence d'une personne. Ceci nous amène à penser à la notion très classique de délégation ou comment donner le droit à un utilisateur de signer pour un autre.

Dans les workflows natifs à Microsoft Office Sharepoint Server 2007 (MOSS 2007), cette notion n'est pas gérée de façon centralisée. Prenons l'exemple du workflow d'approbation. Il est possible d'assigner un workflow d'approbation sur un document par exemple à une ou plusieurs personnes en séquentiel. Pour un utilisateur donné, il est alors possible de changer l'assignation de la tâche d'approbation qui a été créée soit par le propriétaire de la tâche soit par le propriétaire du workflow soit par un administrateur. Ok pour cela. Mais comment se passe-t-il si l'utilisateur est absent et a 150 tâches ? Faut-il alors passer sur chacune des tâches ?

 

Chez un client (merci à Julien), nous avons exploré la 1ère piste qui nous semblait la plus évidente, l'utilisation des groupes. En effet, au lieu d'assigner à une personne, nous pouvons assigner à un groupe d'utilisateurs. Suffirait alors de définir un approbateur principal dans le workflow et ses "backup". Malheureusement, ce n'est pas si simple dans le monde de Sharepoint.

En effet, lorsque nous utilisons un groupe Sharepoint ou un groupe Active Directory dans une étape de workflow, deux cas de figures se présentent.

  • Si nous ne cochons pas la case "Affecter une seule tâche à chaque groupe entré", le workflow sera séquentiel à l'intérieur du groupe. Chaque utilisateur du groupe devra validé un à un.
  • Si nous cochons la case "Affecter une seule tâche à chaque groupe entré", seul le 1er utilisateur pourra approuver.

 

De plus, sur les 2 workflows "Approbation" et "Recueil de commentaires", nous avons 2 comportements différents soient :

  • Workflow approbation : séquentiel entre chaque acteur (un acteur étant un utilisateur ou un groupe)
  • Workflow Recueil de commentaires : parallèle entre tous les acteurs

Nous obtenons ainsi 4 scenarii possibles :

 

 

Bref, l'utilisation des groupes n'est pas une réponse à la notion de délégation sous Sharepoint mais peut être utilisé pour des notions de séquentiel interne

La question restant ouverte, je vous tiendrais au courant pour évaluer d'autres solutions (Sharepoint Designer, développement d'une application de réaffectation de tâches, re-développement des workflows avec gestion des délégués...)

Pierre VIVIER-MERLE

Posted: mardi 24 avril 2007 19:18 par pierre
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