Mon outil le plus important: ma messagerie

J'ai eu une soudaine envie de vous faire partager mon plaisir pour l'outil que j'utilise le plus au bureau ou même chez moi: mon client de messagerie.

Vous allez me dire, mais qu'est ce qui prend à ce fou d'orion pour se mettre à nous parler de sa messagerie ! Et bien depuis déjà quelques temps, je me rends compte qu'un nombre assez impressionnants se plains de son client de messagerie.

Mais pourquoi est-il facile de critiquer le client de messagerie ? Tout simplement parce que c'est un des outils qui est aujourd'hui les plus utilisés, que ça soit chez les professionnels ou les particuliers.

Perso j'ai tendance à le lancer à l'ouverture de ma machine, il est toujours placé bien en vue sur un écran séparé et je le referme qu'à l'extinction de ma machine.

A quoi me sert-il ?

Bien évidemment, relever mes mails ! Mais plus que ça finalement… Je reçois tout comme vous des centaines de mails par jours et je communique énormément par mail, surtout que dans mon boulot ce n'est pas toujours facile de discuter et de s'envoyer des documents ou que vous soyez dans le monde.

J'ai une arborescence de gestion assez développée, puisque des tas de critères rentrent en ligne de compte : cadre perso ou pro, pays, ville, type de clients, fournisseurs, etc… Je me retrouve très souvent avec des dizaines de sous-dossier mais ceci est relativement claire.

Bien sur j'ai plusieurs adresses, et j'opère de cette manière en regroupant 2 arborescences: une pro et une perso.

Comment automatiser cette organisation ? Très simple, il suffit de créer des filtres de messagerie. Il y a peu d'erreur et vous pouvez généralement créer plusieurs règles par filtres.

Au sein de chaque dossier, je classe la plupart de mes mails par étiquette: travail, a faire, important, etc… Pourquoi ? Cela permet de faire un tour rapide de l'importance de ces mails et on sait tout de suite ce que l'on a à traiter en attaquant le boulot.

La gestion des indésirables, l'un des points très importants d'un client de messagerie. Comme tout le monde, je reçois du spam en permanence e. Une gestion automatique des spams est relativement pratique, n'hésitez-pas à enrichir votre base de donnée d'indésirable.

Voici un tour d'horizon de ma partie mail, maintenant à quoi peut bien me servir encore mon client de messagerie ?

La gestion de mon temps !

Ceci parait évident pour certains, mais bon nombre de novice se demandent bien comment je peux faire (cas vécus…). La plupart des clients de messagerie intègrent une fonction Calendrier.

Je gère deux calendriers correspondant à mes deux activités. Vous pouvez avec la plupart des outils les afficher côte à côte de manière à avoir une vue globale, perso j'affiche mes deux agendas sous la forme d'une semaine de 7 jours.

N'hésitez-pas à catégoriser vos rendez-vous et de leur appliquer des couleurs. Cela permet toujours de trouver vite et bien ce que l'on cherche.

Un dernier point intéressant au sujet des calendriers, les fonctions de rappels/alarmes. Lorsque le client est ouvert cela vous permet d'avoir des rappels régulièrement pour ne pas oublier quoi que ce soit.

Les tâches

Voyons maintenant une dernière partie concernant la gestion des tâches. En rapport direct avec le calendrier, vous pouvez  créer des tâches de manière à toujours optimiser votre travail. De nos jours, la rentabilité étant importante, il ne faut rien négliger ! D’où l'intérêt d'avoir des rappels au sein de vos calendriers et d'y intégrer vos tâches. Il est vrai qu'il m'arrive d'être agacé par tous ces rappels, mais cela permet d'oublier le moins de chose possible. Les tâches tout comme les mails et les évènements du calendrier peuvent être catégorisés.

Conclusion

Je vous ai fais le tour global de l'utilisation de mon client de messagerie qui permet également de gérer mon temps de travail. A aucun moment je ne vous ai dévoilé son nom car on retrouve ces fonctionnalités dans la plupart des outils professionnels.

Je finis tout de même par vous le dire, j'utilise Mozilla Thunderbird depuis quelques années. J'ai eu un Outlook relativement longtemps, mais ces problèmes de lenteurs devenait insupportable ! Je n'ai du avoir que deux ou trois freeze de mon Thunderbird contrairement à Outlook qui trouvait le moyen de planter plusieurs fois par jour !

Mon but n'étant pas de dénigrer un quelconque logiciel, Outlook est un bon outil hors mi d'après moi ses problèmes de consommations mémoire/utilisation du processeur. Il est vrai que c'est une véritable usine à gaz qui s'intègre parfaitement avec les portails Sharepoint de l'éditeur.

Pour résumer, je ne dirai qu'une seule chose: bien choisir son client de messagerie vous permet d'optimiser vos projets 9 fois sur 10.