Ce billet est en lien direct avec une question que l'on ma posé aujourd'hui : comment faire du publipostage depuis Outlook 2003 ?

Chose relativement simple. Un des avantages d'Outlook 2003 et particulièrement de la suite Office 2003, c'est la simplicité ainsi que le nombre d'assistant présent pour nous faciliter les tâches courantes d'utilisations. Ce qui se confirme notamment avec la prochaine version d'Office, Office 12 dont je reviendrai prochainement dessus lors de la sortie de la Beta 1.

Pour mon exemple, j'ai pris une liste de contact relativement courte, 3 contacts pour 3 champs :

Liste de contact simplifiée

Il ne nous reste plus que quelques clics, en commençant par le menu Outils puis Fusion et Publipostage. Si vous souhaitez exporter uniquement les contacts présents dans l'affichage en cours, vous avez juste à sélectionner la case "Champs des contacts dans l'affichage en cours". Le dernier point a réalisé au sein d'Outlook concerne les options de fusion et notamment le type de document. Dans mon cas d'exemple, nous allons prendre une enveloppe.

Je vais m'attarder un petit peu sur l'export des champs. Deux choix s'offrent à vous :

  1. Création d'une vue personnalisée pour chaque export
  2. Export de tous les champs et à vous de faire le tri depuis Word

Personnellement, j'ai pour habitude de créer une vue personnalisée. J'utilise cette fonctionnalité notamment pour séparer différents types de contacts, on y gagne souvent du temps plus tôt que d'organiser ses contacts au sein de groupes qu'il faut agrandir/réduire. Croyez-moi, plus vous aurez de contact, plus vous comprendrez l'utilité des vues personnalisées.

Revenons donc à notre fusion/publipostage.

Cliquer sur OK de manière à lancer Word. Une boite de dialogue représentée en trois parties s'affiche :

  1. Document principal
  2. Source de données
  3. Fusionner les données avec le document

Premièrement, nous allons définir notre type d'enveloppe en cliquant sur Préparer. J'ai gardé le choix par défaut pour l'exemple, US 10. J'ai ensuite gardé la même source de donnée nommée "OMM...." que je viens d'exporter depuis Outlook. Pour finir, vous avez le choix de personnaliser votre requête.

Dernière étape : insérer les champs dans notre document. Une nouvelle barre d'outils nommée "Fusion et publipostage" est normalement apparue. Si ce n'est pas le cas, activez-la en cliquant sur Outils, Lettres et publipostage puis Afficher la barre d'outils Fusion et publipostage.

Une fois cette barre d'outils affichée, cliquez sur la sixième icône "Insérer les champs de fusion" qui va nous permettre d'insérer les champs qui nous intéresse sur notre enveloppe. Une fois les champs disposés, je vous conseille de passer en mode publipostage, ce qui vous permettra d'avoir directement vos champs de données à l'écran, et non pas uniquement le nom des champs.

Le mode publipostage de word

Voilà, cet article touche à sa fin. En espérant qu'il rende service à d'autres personnes.