Julien Chable

Open XML / OpenDocument : faire face à la confusion !

Comment distinguer les deux normes en vigueur – même si la France n’a pas encore reconnu ni Open XML ni ODF comme norme nationale – et choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise et aux individus ? La plupart du temps nous associons simplement le format à un logiciel, et même si au fond l’amalgame « OpenDocument Format de Open Office et l’Open XML de Office 2007 » n’est pas abusif aujourd’hui, il le sera sûrement demain. En effet depuis peu Microsoft a annoncé le support d’ODF dans la prochaine version d’Office – Office “14” - et OpenOffice 3 devrait supporter une partie d’Open XML (au moins en import pour le moment).

Nous nous rendons bien compte que les formats vont devenir aussi différents dans leur implémentation que dans l’association d’un format avec un logiciel spécifique.

La bonne nouvelle : les formats ne seront plus associés à un produit et les utilisateurs pourront choisir la suite bureautique avec laquelle ils souhaitent créer et échanger des documents bureautiques.

La mauvaise nouvelle : les implémentations seront différentes et la compatibilité des implémentations ne sera jamais parfaite. Une solution à cela : les jeux de tests que les organismes de standardisation sont en train d’imaginer/réaliser afin de les intégrer dans les normes en question (à ce titre OOo a déjà fait un petit pas en avant sur la conformité des documents conforme avec OOo : lien)

Identifier le format du document et l’application la mieux adaptée pour l’exploiter

Le premier élément d’identification d’un format est évidemment son extension de fichier. Ce tableau récapitule les offres logicielles les plus utilisées pour exploiter les types de document présentés :

Pour les entreprises : des formats pour quoi faire ?

Nous savons qu’ODF et Open XML ne sont pas des formats d’archivage, et n’ont pas vocation pour le devenir, néanmoins ce sont des formats qui utilisent tous le Zip et le XML comme base et s’accordent sur une utilité : la représentation des documents bureautiques.

Bien que techniquement similaire (enfin si l’on ne regarde que l’utilisation du XML, même la validation de la structure XML n’utilise deux technologies différentes), le format Open XML possède quelques avantages fonctionnels sur ODF :

• Compatibilité avec les documents Office binaires (97-2003) mais aussi les formats antérieurs (Lotus123 ? etc)
• Utilisation de schémas embarqués pour intégrer des données XML métier à un document (aka Custom XML)
• Accessibilité
• Sécurité (signature numérique)
• Des formules compatibles – potentiellement plus compatibles que ODF puisqu’elles sont décrites dans la spécification contrairement à ODF - entre les différentes implémentations,
• Des documents possédant des macros en VBA (la grammaire du langage VBA n’est par contre pas spécifiée dans le standard),
• La possibilité de créer des tableaux croisés dynamiques,

Si vous n’avez pas besoin de ces fonctionnalités et souhaitez juste pouvoir écrire un document dans un traitement de texte des plus classiques, composer quelques formules dans un tableur (attention à la compatibilité avec les différentes implémentations d’ODF) et réaliser quelques présentations : choisissez ODF !

Quelques uns des points (accessibilité, formules et sécurité) devraient être intégrés dans la version 1.2 d’ODF qui est en gestation depuis presque 2 ans et qui devrait sortir vraisemblablement à la fin de l’année. Néanmoins, pour le moment rien n’est fait, ni validé, ni implémenté.

Aujourd’hui, le SEUL avantage d’utiliser ODF pour le moment est de pouvoir utiliser un logiciel de suite bureautique gratuit : OpenOffice, Lotus Symphony, etc

En revanche si Office vous convient, que vous possédez un héritage de documents Office et que tous les points présentés concernant Open XML vous sont indispensable, il n’y a aucun doute que choisir Open XML est une évidence et par voie de fait, de conserver vos suites Office. Si vous possédez encore Office 2003 et n’envisagez pas de migration avant 2009 ou 2010 avec la sortie de Office « 14 », vous pouvez toujours utiliser le pack de compatibilité.

Personnellement, Office 2007 est la première version que je trouve ergonomique, puissante, fiable et de qualité. Pour mon usage personnel (hors cadre entreprise), j’ai toujours utilisé OpenOffice à la place d’Office 2003 ! Que de « bons » souvenirs des bugs de OpenOffice 1.0 … oups je m’égare. Néanmoins aujourd’hui, Office 2007 a pris place sur OOo malgré qu’il soit encore et toujours installé sur mes machines.

Mais avant de donner plus de conclusions, regardons un peu l’état actuel des formats, et comme vous allez le voir ce n’est pas si simple que cela pour chacun.

Quelque soit le format, gare aux versions

Commençons par le format Open XML :

• Format ECMA 376 : les documents créés par Office 2007 dès 2006
• Format IS 29500 « Transitional » : la norme Open XML qui garde la compatibilité avec les anciens formats notamment. Office 2007 est pratiquement compatible avec cette version.
• Format IS 29500 « Strict » : la norme ECMA 376 corrigée suite au BRM ISO : dates non ISO, informations de compatibilité, VML, etc retirés. C’est dans cette version que les nouveaux documents devront être créés. Office « 14 » devrait implémenter cette version d’Open XML.

Pour OpenDocument, ce n’est pas rose non plus, d’autant que le format dépend quand à lui de beaucoup de l’implémentation qu’en fait OpenOffice (les spécifications étant légère, OOo rajoute d’ailleurs de nombreuses balises non documentées pour répondre aux fonctionnalités du produit) :

• Pré ODF - “OpenOffice File Format” : le « OpenOffice File Format » avant sa standardisation et son renommage en OpenDocument. Cette version était implémentée par OOo 1.x avant l’implémentation de ODF standardisé dans OOo.
• Version 1.0 : Standardisé en Mai 2006 par l’OASIS, cette version n’a jamais vraiment été implémentée car trop limitée. Cette version a été rapidement mise à jour – patchée – avec la version 1.1 pour manque de fonctionnalités.
• Version 1.1 : Cette version a fait suite aux limitations de la version 1.0 sans apporter d’innovation notable sur le format et ses fonctionnalités. Les versions actuelles de OOo 2.x utilise un mélange de la versions 1.0 et 1.1 tout en offrant quelques extensions
• Version 1.2 : Réelles améliorations du format dont bon nombre manquait cruellement aux précédentes versions : spécification des formules pour les tableurs, sécurité (signature numérique), accessibilité et métadonnées. Cette version est à ce jour toujours en cours d’élaboration. La prochaine version de OOo, la version 3, devrait implémenter cette version du format.

Garantie de la qualité de l’implémentation

L’OASIS et l’ECMA via des comités ou des groupes de travaux (le DIN allemand par exemple) planchent sur des jeux de tests et de conformité, comme sur les méthodes de conversion des formats entre eux. De côté-là pour le moment : wait and see !

OOo a aussi créé un service en ligne de vérification de conformité des documents ODF.

Le XLSB dans tout ça ?

Le format XSLB est peu connu pour ses capacités. En effet, les formats basés sur XML possèdent un énorme défaut : des performances d’enregistrement et de lecture plutôt médiocres dès que la taille des documents devient importante.

Le format XLSB est un nouveau format de Microsoft depuis la sortie de Office 2007 axé sur les performances d’enregistrement/lecture des documents Excel. Les spécifications ont été rendues publiques récemment. Si vous souhaitez exploiter ce format, vous pouvez télécharger les spécifications et signer une licence d’exploitation ici. A noter que toutes les implémentations Open Source peuvent exploiter ces spécifications « gratuitement » (cf la licence).

Les spécifications des formats DOC, XLS et PPT sont également disponibles (dans une version 1.0, bien meilleure que les brouillons qui étaient disponibles jusqu’à présent), consultez ce post pour plus de précisions.

Conclusion : quel format utiliser et pour quel besoin ?

Pour le moment, l’utilisation d’un format est fortement liée à l’application et donc aux fonctionnalités proposées par le format, et indirectement donc par l’éditeur ou le produit. Dans l’avenir les formats devraient de plus en plus devenir ce qu’ils sont censés être : des formats de documents ! L’objectif de la normalisation d’un format est justement d’offrir une indépendance de ce dernier quant à un éditeur ou une implémentation.

Si aujourd’hui vous avez besoin de :

• Compatibilité avec les documents Office binaires (97-2003) et les formats antérieurs (Lotus123 ? etc),
• Utilisation de schémas embarqués pour intégrer des données XML métier,
• Accessibilité,
• Sécurité (signature numérique),
• Tableaux croisés dynamiques,
• Compatibilité avec les logiciels existants (SharePoint, etc …)

Il est très clairement recommandé de rester avec Office, sinon OpenOffice pourra être utilisé pour vos besoins basiques, souvent ceux d’un particulier. Quand je dis “basique'” ce n’est pas parce que je préfère utiliser la suite de Microsoft aujourd’hui, mais c’est un état de fait : OpenOffice n’en fait pas autant que Office 2007 fonctionnellement (surtout sur les fonctionnalités avancées, clairement orientées entreprise : tableau croisé dynamique, etc).

N’oubliez pas que le format Office est de loin le format d’échange du marché, même si de nombreuses associations tentent de faire croire que ODF s’impose dans le secteur gouvernemental, etc. C’est toujours un fait : le format Office est le format à privilégier en entreprise.

Ne sous estimez pas non plus l’importance de l’ergonomie de l’interface et de la productivité de vos collaborateurs, par exemple, l’ajout d’une image dans OOo est toujours beaucoup plus pénible que dans Office 2007. Si vos collaborateurs sont de grands utilisateurs de la suite bureautique Office, le retour sur investissement devrait s’en faire sentir à la longue.

Egalement un petit feedback de migration des documents Office vers OpenOffice :

• Formez bien vos utilisateurs (apprentissage de l'interface et des fonctionnalités, extension des fichiers, nouveau langage de macro, etc),
• Beaucoup de travail pour refaire toutes la logique métier derrière vos macros,
• Si vos utilisateurs résistent ou sont moins productifs : n’hésitez pas à repasser à Office … et même si les journaux n’en parlent pas,  beaucoup le font (sans le dire évidemment) ! Réfléchissez y bien avant de migrer ! Ne le faites pas sur un coup de tête, c'est un choix très lourd sur votre SI et son évolution.
  

Conclusion : qu’attendre de cette guerre des formats ?

De la concurrence et donc une émulsion technique et fonctionnelle des formats de fichiers de documents numériques. Néanmoins, une fusion des formats dans un avenir proche semble exclue. On pourrait en attendre que du bon, seulement il ne faut pas se voiler la face, la compatibilité des documents et des implémentations n’a pas fini de nous gâcher l'existence …