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Matthew

Blog de Matthieu Gal

SharePoint 15 Technical Preview Managed Object Model Software Development Kit
http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=28768&utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+MicrosoftDownloadCenter+(Microsoft+Download+Center)
Office 15 Technical Preview - Open specification Update

Voici le lien :

http://blogs.msdn.com/b/officeinteroperability/archive/2012/01/30/office-15-technical-preview-open-specification-update.aspx

Utilisation du wiki dans SharePoint 2010
On peut être très bon fonctionnellement dans SharePoint 2010 et ne rien connaître des pages Wiki.
Voici un lien qui explique rapidement comment référencer une liste, une vue, une page dans vos pages wiki: Wiki Linking in SharePoint 2010
SharePoint 2010 CSS Reference Chart

SharePoint 2010 CSS Reference Chart est disponible depuis début août à l'adresse suivante:

http://sharepointexperience.com/csschart/csschart.html

Pour rappel la version 2007 (le lien de référence) est disponible à cette adresse:

http://www.heathersolomon.com/content/sp07cssreference.htm

 

Merci à Heather Salomon pour cette nouvelle contribution !

Quelques éléments de Gouvernance SharePoint

Voici quelques points afin d’aider à mettre en place une gouvernance SharePoint.

Il est impératif lors de la mise en place d’une gouvernance SharePoint de planifier régulièrement des rendez-vous avec les contacts clefs de votre organisation: le Business, l’IT, les équipes en charge de l’administration mais aussi des End Users. Cela vous permettra d’apporter des points de vue différents sur chaque élément que vous devez aborder.

Ci-dessous, quelques éléments techniques que vous devez analyser.

Organisation des sites : Nomenclature.

Questions :

Comment devons nous organiser nos site Collections SharePoint?

Avons-nous plusieurs fermes? Qui va travailler sur ce site?

Comment faire pour retrouver une site collection sans demander aux Administrateurs de nous fournir l’URL?

Eléments à prendre en compte :

La répartition géographique des utilisateurs : Si vous avez plusieurs fermes et dans un souci d’optimisation des chargements, il est plus logique de hoster les sites le plus proche possible des utilisateurs (si possible !).

Il y a des moyens plus faciles de déduire des URLs en définissant des normes de nommages pour vos site collections. Afin de retrouver plus facilement une URL et garantir une logique dans la création de vos site collections, vous devez définir dès les premières créations un processus de validation des URLs. On peut imaginer par exemple une personne en charge de la définition ou de la validation de l’URL. Cette personne qui a une vue globale des URLs utilisées peut aussi proposer des alternatives comme regrouper plusieurs besoins sur une site collection par exemple.

Par défaut SharePoint vous propose de “trier” vos site collections grâce au fameux “/sites/”, cependant vous pouvez très bien imaginer de créer un “/projet/” mais aussi un “/metier/”.

Ne pas oublier la recommandation des 100GB pour vos site collections.

Procédure de création de site collections.

Maintenant que vous avez une nomenclature pour vos site collections, vous devez définir le processus de création et le mettre en avant à vos utilisateurs. Il peut être en effet intéressant d’utiliser un site SharePoint qui concentre de la documentation sur l’utilisation de SharePoint mais aussi des Visio pour décrire vos processus et les noms des principaux acteurs. Vous pouvez jeter un coup d’œil ou vous inspirer du Productivity Hub de Microsoft disponible à l’adresse suivante : http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=4aaa9862-e420-4331-8bc3-469d7bae0ff1

Ce processus de création de site collections doit être validé et communiqué aux équipes en charge de l’administration de votre plateforme afin de garantir à tout moment la cohésion dans l’organisation de vos URLs.

Par la suite vous pourrez automatiser ou pré formater les demandes par l’intermédiaire d’un formulaire InfoPath que les utilisateurs saisissent directement sur votre site SharePoint.

Procédure de validation des permissions.

Questions :

Qui à le droit de modifier les permissions sur ma site collection? Qui à le droit de “granter” des permissions Full Control?

Pensez-vous qu’un administrateur de site a le droit d’ajouter / supprimer un autre administrateur? Combien d’administrateurs dois-je avoir?

Eléments à prendre en compte :

Il y a plusieurs niveaux de permissions dans SharePoint, vous connaissez les permissions standards tel que reader/contributor/owner mais aussi “Site Collection Administrators”. SharePoint permet de créer de nombreux niveaux de permissions adaptés en fonction de vos besoins.

Les personnes avec les permissions “Site Collection Administrators” ont les pleins pouvoir sur votre site collection, il devient alors logique de limiter le nombre de personnes dans ce groupe. Limiter ne veut pas dire une seule personne, si “la”personne est absente il est intéressant d’avoir une seconde personne en “backup” afin de pouvoir intervenir si besoin.

Par la suite, à vous d’organiser qui doit approuver les accès aux sites et si une personne administrateur d’un sous site peut supprimer ou ajouter d’autres administrateurs. Une alternative dans ce cas est de ne pas permettre aux administrateurs de modifier les membres de leurs groupes et de valider toute modification sur les groupes Owners par les “Site collection Administrators”.

Archivage des sites :

Question :

Que doit-on faire pour fermer une site collection SharePoint?

C’est un sujet peut abordé. Nous avons un processus de création de site collection puis quelques directives sur les permissions. Cependant nous pouvons être amenés à devoir archiver des site collections SharePoint. Rien de tel qu’une bonne migration, par exemple vers 2010 pour découvrir des sites non utilisés, des projets terminés et des sites sans owners. Le processus d’archivage doit être rédigé et communiqué aux End Users.

Eléments à prendre en compte :

Il faut avant tout se demander si de la customisation a été déployée sur votre site collection et si c’est le cas voir comment vous pouvez désinstaller proprement cette customisation. Définir un processus d’archivage implique aussi de penser à la restauration du site si besoin et peut être même dans 5 à 10 ans.

Il faut de plus veiller à vérifier votre sauvegarde, par exemple tester une restauration sur un environnement de test ou de pré-production.

Identification des développements :

Lorsque de la customisation est ajoutée sur une plateforme SharePoint (web part, MasterPages,…), certains utilisateurs et parfois vous même risquent de ne plus vraiment voir ce qui est Out of the box vs custom et surtout si vos administrateurs de sites ont l’habitude d’activer des Features assez régulièrement.

Une astuce assez simple consiste à remplacer l’image utilisée dans la définition de votre Feature afin de visuellement détecter les développements custom dans vos pages “Site Features” et “Site Collection Features”. Un coup d’œil rapide sur ces pages et vous voyez ce qui a été déployé sur vos sites.

Gestion des quotas :

Questions :

Quel type de quotas puis-je demander? Comment fonctionne l’augmentation de l’espace de ma site collection?

Eléments à prendre en compte :

Le quota représente l’espace qu’utilise ou va utiliser votre site SharePoint. C’est donc physiquement de l’espace à prendre en compte dans les budgets, les sauvegardes,….

Lorsqu’une site collection approche de son quota, celui-ci est bien souvent augmenté automatiquement sans prendre en compte le réel besoin des utilisateurs. Il suffit quelques fois de faire un léger nettoyage dans la site collection pour libérer de l’espace. Ainsi pensez à vérifier les bibliothèques où le versionning est activé sans limitation ou alors essayez de repérer les “archives” afin de proposer d’autres alternatives : les déplacer sur un autre site ou un serveur de fichier.

Il peut être intéressant de définir des paliers : level 1 : 1Gb, level 2 : 3Gb, … et stocker ces informations dans une base afin de pouvoir à tout moment générer des statistiques et prévoir l’évolution de votre stockage. Vous devez définir ces paliers et votre processus avec les différents acteurs : Business, Helpdesk, IT, équipe en charge de l’administration et le rendre visible des utilisateurs (votre site SharePoint).

L’idée est qu’à chaque requête les utilisateurs sont challengés, le Helpdesk ou les responsables de sites peuvent étudier rapidement s’il est possible de libérer de la place sur la site collection avant de demander officiellement aux équipes en charge d’augmenter le quota du site.

J’espère que ces premiers éléments vous aideront à organiser votre plan de gouvernance SharePoint.

Configuration User Profile Synchronization Service SPS 2010

Bonjour,

 

Si comme moi vous essayez ou vous avez essayé de démarrer le service “User Profile Synchonization Service” voici un très bon article qui vous guide étape par étape.

http://www.harbar.net/articles/sp2010ups.aspx

 

2 autres liens sur la configuration des permissions pour votre installation

- Administrative and service accounts required for initial deployment (SharePoint Server 2010) : link

- Least Privilege Service Accounts for SharePoint 2010 : link

Configuration de FAST For SharePoint Beta avec SPS 2010 Beta

Lors de la configuration de FAST For SharePoint Beta il vous est demandé de renseigner dans SharePoint le port du Query Server. La documentation rappel qu’un fixhier Text “Install_Info” généré au moment de l’installation vous permet de récupérer les paramètres à configurer (voir ci-dessous):

 

ScreenShot348

 

Cependant, plus tard il est demandé d’enlever des commentaires dans le fichier “QRProxyService.exe.config” dans la section <<font color="#ff8080">endpoint> ndpoint> et vous verrez des références aux ports 13286 ou 13287.

 

image

 

Du coup, que devez-vous configurer dans SharePoint lors de la configuration du FAST Query SSA?

Après un peu de recherche sur le net puis relecture de la documentation “B2FASTSearchDeploy.xps” page 27 et 28.

 

image image

 

Il faut utiliser le port 13286 pour HTTPS et 13287 pour HTTP dans SharePoint 2010.

FAST For SharePoint – SPS 2010

Bonjour,

Après un peu de silence me revoilà pour une suite d’article sur FAST For SharePoint.

Comme vous le savez sûrement la version Beta est disponible depuis quelques mois (Download). Des articles vont suivre si vous avez déjà essayé d’utiliser cette version.

Documentation : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=A65AEF6F-BC99-4B29-81BB-37FCE8AD6EA7&displaylang=en&displaylang=en

2 articles incontournables:

http://blogs.msdn.com/mberry/archive/2009/12/04/configuring-sharepoint-2010-for-fast-search-server-query-and-admin.aspx

http://blogs.architectingconnectedsystems.com/blogs/cjg/archive/2009/11/28/FAST-Search-Step-by-Step-Install.aspx

 

Je vous recommande vivement de télécharger la version de démonstration “2010 Information Worker Demonstration Virtual Machine” Disponible à l’adresse suivante :http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=0c51819b-3d40-435c-a103-a5481fe0a0d2&displaylang=en

Ces 2 Machines sont au format Hyper-V avec SPS 2010 (Beta 2) sur domaine “Contoso.com” + 200 comptes + Microsoft Office Web Application (Beta 2), FAST Search for SharePoint 2010 (Beta 2),…Exchange Server 2010,…+ des démos, pas mal de bonnes choses le tout configuré et packagé


Matthew

InfoPath 2007 – Gestion des permissions dans MOSS 2007

J’ai travaillé dernièrement sur la réalisation d’une enquête réalisée sous InfoPath 2007. L’idée était simple, un mail est envoyé, l’utilisateur clique sur le lien pour ouvrir le formulaire et les résultats sont stockés dans SharePoint.

Jusqu’ici tout va bien!

La partie que je craignais le plus était la configuration des permissions, si un utilisateur accède directement au site SharePoint sans passer par le lien (mail). Que va-t-il voir? L’utilisateur n’est de plus pas autorisé à supprimer son dernier formulaire et encore moins les réponses des autres :)

Pour répondre à ces problématiques, j’ai décidé de combiner 2 solutions OOB de MOSS 2007.

- les permissions

- les vues

Commençons par les permissions:

SharePoint possède dans sa version 2007, plusieurs niveaux de permissions, il est donc assez facile de créer le niveau que l’on souhaite. Dans notre cas l’utilisateur doit pouvoir créer un formulaire mais il ne doit pas pouvoir le supprimer. L’utilisation de la permission contributor est trop élevée mais cependant assez proche de ce nous voulons. Je peux donc la dupliquer et enlever les permissions que je trouve excessives (Delete, Edit, View Versions,….. Manage Personal Views).

Custom Permission:

ScreenShot012  ScreenShot002 ScreenShot011

 

Contributor Permission:

 ScreenShot051 ScreenShot052 ScreenShot053

 

Mes utilisateurs peuvent maintenant ajouter des éléments et puis c’est tout!

 

Passons maintenant aux vues:

Je veux bloquer mon utilisateur sur ses propres formulaires et je souhaite en mode admin pouvoir switcher sur la vue “all items”.

Ceci est facilement réalisable en reprenant la vue de “My Task”. La particularité de cette vue est un filtre sur [Me] donc sur mes éléments. En utilisant ce type de vue par défaut, mes utilisateurs restent donc sur cette vue et ne voient ainsi que leurs éléments.

 

ScreenShot004

 

De mon côté je souhaite voir tous les éléments, en tant qu’admin je peux me créer une vue de type “personal” pour afficher tous les éléments.

InfoPath 2007 et MOSS – 2/2 Publication du Form

Nous avons précédemment configuré le formulaire en vue d’une publication dans SharePoint 2007. Voici pour ce dernier post sur InfoPath les 2 méthodes de publication dans SharePoint.

 

Méthode 1 : l’Assistant (Formulaire sans code)

L’assistant :

Pour publier votre formulaire lorsque vous n’utilisez pas de code custom, vous pouvez-utiliser l’assistant de publication d’InfoPath (“File” puis “Publish”).

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Lorsque l’assistant vous le demande, activez l’option « Enable this form to be filled out by using a browser ».

La dernière page vous informe de la réussite ou de l’échec de la publication de votre formulaire. Dans le cas de l’utilisation du formulaire en mode Forms Services, un lien « Open this form in the browser » doit figurer sur la dernière page de l’assistant.

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Si ce lien est absent, il y a eu une erreur de publication, recommencez-alors l’assistant de publication.

 

Paramètre de la bibliothèque :

Une fois que votre formulaire est publié, vous devez activer la visualisation du form en mode form services.

Pour cela, rendez-vous dans votre site SharePoint puis allez dans les paramètres de votre bibliothèque de formulaire puis cliquez sur « Advanced Settings ».

 

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Cochez la case « Display as a Web page » et validez la page.

 

Votre formulaire et maintenant publié, utilisez le bouton New de votre bibliothèque de Document pour l’ouvrir.

 

Méthode 2 : Formulaire avec Code Behind

 

Publication :

Lorsque vous ajoutez du code sur un formulaire InfoPath en mode Forms Services et que vous souhaitez publier celui-ci sur un site SharePoint, l’assistant de publication vous informe que le formulaire doit être approuvé par un Administrateur.

 

Sauvegardez votre formulaire puis exécutez l’assistant de publication d’InfoPath. Vous obtenez alors une fenêtre vous proposant d’approuver votre formulaire par un administrateur. Vois aperçue ci-dessous :

clip_image025

 

Sélectionner un endroit pour sauvegarder votre formulaire et rendez-vous dans l’interface d’administration de SharePoint.

Dans l’onglet « Application Management », section « InfoPath Forms Services », uploadez votre formulaire.

 

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Cliquez sur votre formulaire puis sur « Activate to a Site Collection ». Sélectionnez l’adresse de votre site SharePoint puis cliquez sur « Ok ». Le statut de votre formulaire passe alors en « Ready ».

 

Paramètre de la bibliothèque:

Ouvrez votre bibliothèque de formulaire et accédez aux propriétés de cette bibliothèque puis sur « Advanced Settings ». Sur la nouvelle page activez la gestion du type de contenu « Allow management of content types » et validez.

Dans la section « Content Types » cliquez sur « Add from existing site content types ».

Sélectionnez dans le menu déroulant « Microsoft Office InfoPath », vous devez alors voir votre formulaire InfoPath dans la liste. Ajoutez le formulaire et validez la page.

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Votre formulaire et maintenant publié, utilisez le bouton New de votre bibliothèque de Document pour l’ouvrir.

InfoPath 2007 et MOSS – 1/2 Préparation du Form

Comment devons nous procéder lorsque nous souhaitons publier une formulaire InfoPath dans notre plateforme SharePoint 2007.

Ci-dessous les 3 étapes de préparation du formulaire:

 

Mode Compatibility Web

Cette fonction est disponible dans le menu “Form Option” et enfin dans la partie “Compatibility”.

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Il faut activer cette option avant modification du formulaire car certains contrôles du menu “Controls” dans “Design Taks” ne sont en effet pas compatibles en mode web. Ceux-ci vont disparaitre du menu de droite après activation de la compatibilité!

 

La sécurité

Par défaut, InfoPath détermine automatiquement le niveau de sécurité. Placez donc ce niveau en mode “Domain (the form can access content from the domain in which it is located)”.

 

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Paramétrage de l’envoie:

Dans votre menu “Tools” puis “Submit Option”, cochez l’option “Send form data to a single destination” et sélectionnez “ SharePoint Document Library”.

 

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Ajoutez ensuite avec le bouton “Add” votre bibliothèque SharePoint. Cette fenêtre va rajouter une connexion de données visible par la suite dans votre menu de droite.

 

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Lors de la création d’une connexion de données vers une Document Library SharePoint, 2 options sont intéressantes:

- Utilisation d’une fonction ”fx”, ici dans mon exemple la concaténation.

- Utilisation de la fonction “ Allow overwrite if file exists” qui vous évitera un prompt lorsque vos utilisateurs publierons leurs formulaires.

 

Le formulaire est maintenant prêt une publication dans SharePoint!

Présentation d’InfoPath 2007

En premier post j’ai décidé de republier un article sur InfoPath 2007. Beaucoup de personne se demande souvent comment utiliser cet outil et surtout comment publier les formulaires dans SharePoint 2007. Voici donc une suite de post sur InfoPath 2007. Merci de me contacter si vous avez des remarques, des questions.

InfoPath 2007 garde le look des différents outils de la suite Microsoft Office. Ainsi, nous retrouvons les mêmes icônes, voir les même menu que dans Word Excel ou encore PowerPoint.

Dans le menu de droite « Design Tasks » nous pouvons retrouver les différentes taches utilisables pour construire notre formulaire InfoPath. Voici quelques informations au sujet des taches proposés :

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Layout : Construction de la structure du formulaire (Cadre, tableau, fusion de colonne, zone et mise en page…..). Nous qualifierons cette zone de présentation des données.

Controls : Zones accessibles et modifiables pour les utilisateurs, on parle ainsi d’accès aux données. Nous retrouvons dans cette partie la majorité des outils que nous utilisons sur Internet ou dans des formulaires. Par exemple la « Text Box » classique, les menu déroulants ou encore les boutons et les tableaux extensibles. C’est sur ces contrôles que nous allons définir nos actions InfoPath (Règles, manipulation des données).

DataSource : Utilisé pour la gestion des sources de données (MOSS 2007, SQL Server 2005,….). Nous qualifierons ceci par la gestion de l’envoie et de la réception des données du formulaire.

Views : Gestion des vues du formulaire. Nous pouvons créer plusieurs vue liées ou indépendantes en fonction des étapes de notre processus ou encore en fonction des droits utilisateurs. InfoPath 2007 permet de créer des vues pour l’impression du formulaire mais aussi des vues à envoyer par mail.

Design Checker : Vérification de la compatibilité de notre formulaire notamment pour l’utilisation d’InfoPath en mode de compatibilité Web. Vérification de la cohérence des outils.

Publish Form Template : Assistant de publication de notre formulaire.

  

A l’aide de la page des Options du formulaire “Form Option“ nous pouvons définir les options que nous voulons associer à notre formulaire.

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Nous pouvons ainsi paramétrer :

- Les actions à l’ouverture et à la fermeture du formulaire,

- La gestion du mode Offline

- La gestion de l’envoi du formulaire au format email

- La signature électronique du formulaire

- Le niveau de sécurité

- Le langage en cas de réalisation de fonction non disponible par défaut sous InfoPath (VB ou C#)

- Le versionning

- Le mode de compatibilité (Web, normal)

- Des options avancées comme le remplacement par zéro des zones vides du formulaire

 

Dans la page des Options d’envoie “Menu Submit Option”, nous pouvons définir nos connexions de données et certaines règles à effectuer lors de l’utilisation de ces connexions. 

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Ainsi à partir de cette page nous pouvons configurer l’envoie de données par exemple : au format Email, dans des libraires SharePoint.

Nous verrons dans le prochain Post comment paramétrer InfoPath pour publier un formulaire dans SharePoint.



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