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Matthew

Blog de Matthieu Gal

Quelques éléments de Gouvernance SharePoint

Voici quelques points afin d’aider à mettre en place une gouvernance SharePoint.

Il est impératif lors de la mise en place d’une gouvernance SharePoint de planifier régulièrement des rendez-vous avec les contacts clefs de votre organisation: le Business, l’IT, les équipes en charge de l’administration mais aussi des End Users. Cela vous permettra d’apporter des points de vue différents sur chaque élément que vous devez aborder.

Ci-dessous, quelques éléments techniques que vous devez analyser.

Organisation des sites : Nomenclature.

Questions :

Comment devons nous organiser nos site Collections SharePoint?

Avons-nous plusieurs fermes? Qui va travailler sur ce site?

Comment faire pour retrouver une site collection sans demander aux Administrateurs de nous fournir l’URL?

Eléments à prendre en compte :

La répartition géographique des utilisateurs : Si vous avez plusieurs fermes et dans un souci d’optimisation des chargements, il est plus logique de hoster les sites le plus proche possible des utilisateurs (si possible !).

Il y a des moyens plus faciles de déduire des URLs en définissant des normes de nommages pour vos site collections. Afin de retrouver plus facilement une URL et garantir une logique dans la création de vos site collections, vous devez définir dès les premières créations un processus de validation des URLs. On peut imaginer par exemple une personne en charge de la définition ou de la validation de l’URL. Cette personne qui a une vue globale des URLs utilisées peut aussi proposer des alternatives comme regrouper plusieurs besoins sur une site collection par exemple.

Par défaut SharePoint vous propose de “trier” vos site collections grâce au fameux “/sites/”, cependant vous pouvez très bien imaginer de créer un “/projet/” mais aussi un “/metier/”.

Ne pas oublier la recommandation des 100GB pour vos site collections.

Procédure de création de site collections.

Maintenant que vous avez une nomenclature pour vos site collections, vous devez définir le processus de création et le mettre en avant à vos utilisateurs. Il peut être en effet intéressant d’utiliser un site SharePoint qui concentre de la documentation sur l’utilisation de SharePoint mais aussi des Visio pour décrire vos processus et les noms des principaux acteurs. Vous pouvez jeter un coup d’œil ou vous inspirer du Productivity Hub de Microsoft disponible à l’adresse suivante : http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=4aaa9862-e420-4331-8bc3-469d7bae0ff1

Ce processus de création de site collections doit être validé et communiqué aux équipes en charge de l’administration de votre plateforme afin de garantir à tout moment la cohésion dans l’organisation de vos URLs.

Par la suite vous pourrez automatiser ou pré formater les demandes par l’intermédiaire d’un formulaire InfoPath que les utilisateurs saisissent directement sur votre site SharePoint.

Procédure de validation des permissions.

Questions :

Qui à le droit de modifier les permissions sur ma site collection? Qui à le droit de “granter” des permissions Full Control?

Pensez-vous qu’un administrateur de site a le droit d’ajouter / supprimer un autre administrateur? Combien d’administrateurs dois-je avoir?

Eléments à prendre en compte :

Il y a plusieurs niveaux de permissions dans SharePoint, vous connaissez les permissions standards tel que reader/contributor/owner mais aussi “Site Collection Administrators”. SharePoint permet de créer de nombreux niveaux de permissions adaptés en fonction de vos besoins.

Les personnes avec les permissions “Site Collection Administrators” ont les pleins pouvoir sur votre site collection, il devient alors logique de limiter le nombre de personnes dans ce groupe. Limiter ne veut pas dire une seule personne, si “la”personne est absente il est intéressant d’avoir une seconde personne en “backup” afin de pouvoir intervenir si besoin.

Par la suite, à vous d’organiser qui doit approuver les accès aux sites et si une personne administrateur d’un sous site peut supprimer ou ajouter d’autres administrateurs. Une alternative dans ce cas est de ne pas permettre aux administrateurs de modifier les membres de leurs groupes et de valider toute modification sur les groupes Owners par les “Site collection Administrators”.

Archivage des sites :

Question :

Que doit-on faire pour fermer une site collection SharePoint?

C’est un sujet peut abordé. Nous avons un processus de création de site collection puis quelques directives sur les permissions. Cependant nous pouvons être amenés à devoir archiver des site collections SharePoint. Rien de tel qu’une bonne migration, par exemple vers 2010 pour découvrir des sites non utilisés, des projets terminés et des sites sans owners. Le processus d’archivage doit être rédigé et communiqué aux End Users.

Eléments à prendre en compte :

Il faut avant tout se demander si de la customisation a été déployée sur votre site collection et si c’est le cas voir comment vous pouvez désinstaller proprement cette customisation. Définir un processus d’archivage implique aussi de penser à la restauration du site si besoin et peut être même dans 5 à 10 ans.

Il faut de plus veiller à vérifier votre sauvegarde, par exemple tester une restauration sur un environnement de test ou de pré-production.

Identification des développements :

Lorsque de la customisation est ajoutée sur une plateforme SharePoint (web part, MasterPages,…), certains utilisateurs et parfois vous même risquent de ne plus vraiment voir ce qui est Out of the box vs custom et surtout si vos administrateurs de sites ont l’habitude d’activer des Features assez régulièrement.

Une astuce assez simple consiste à remplacer l’image utilisée dans la définition de votre Feature afin de visuellement détecter les développements custom dans vos pages “Site Features” et “Site Collection Features”. Un coup d’œil rapide sur ces pages et vous voyez ce qui a été déployé sur vos sites.

Gestion des quotas :

Questions :

Quel type de quotas puis-je demander? Comment fonctionne l’augmentation de l’espace de ma site collection?

Eléments à prendre en compte :

Le quota représente l’espace qu’utilise ou va utiliser votre site SharePoint. C’est donc physiquement de l’espace à prendre en compte dans les budgets, les sauvegardes,….

Lorsqu’une site collection approche de son quota, celui-ci est bien souvent augmenté automatiquement sans prendre en compte le réel besoin des utilisateurs. Il suffit quelques fois de faire un léger nettoyage dans la site collection pour libérer de l’espace. Ainsi pensez à vérifier les bibliothèques où le versionning est activé sans limitation ou alors essayez de repérer les “archives” afin de proposer d’autres alternatives : les déplacer sur un autre site ou un serveur de fichier.

Il peut être intéressant de définir des paliers : level 1 : 1Gb, level 2 : 3Gb, … et stocker ces informations dans une base afin de pouvoir à tout moment générer des statistiques et prévoir l’évolution de votre stockage. Vous devez définir ces paliers et votre processus avec les différents acteurs : Business, Helpdesk, IT, équipe en charge de l’administration et le rendre visible des utilisateurs (votre site SharePoint).

L’idée est qu’à chaque requête les utilisateurs sont challengés, le Helpdesk ou les responsables de sites peuvent étudier rapidement s’il est possible de libérer de la place sur la site collection avant de demander officiellement aux équipes en charge d’augmenter le quota du site.

J’espère que ces premiers éléments vous aideront à organiser votre plan de gouvernance SharePoint.

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Posted: jeudi 17 février 2011 15:19 par Matthew

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