Qu’il s’agisse de sites WSS 3.0 ou MOSS 2007, les agréger et catégoriser ses sites devient rapidement inévitable. Comment éviter que cette tâche devienne quelque chose de fastidieux et faire en sorte que la catégorisation soit la plus pertinente possible ?

A première vue, l’annuaire des sites SharePoint semble être une interface riche dédiée à la création de sites SharePoint, mais aussi au d’indexation de sites externes, qu’ils soient des sites de l’entreprise en dehors de la plateforme SharePoint ou des sites Internet.

Au-delà de ces fonctionnalités, MOSS 2007 apporte un mécanisme de référencement automatique. L’idée derrière cette expression, c’est de nourrir un index des sites de référence lors de la création de sites ou de collections de sites, de manière complètement automatisée.

Création de sites :

Derrière la page « Paramètres du site » de vos collections de site, vous trouverez le lien « Paramètres de l'annuaire de sites » (rubrique « Administration de la collection de sites »).

L’écran associé à ce lien vous permet d’indiquer l’url relative de l’index des sites de référence et la stratégie de catégorisation définie. Cette page vous permet d’ajouter automatiquement à l’index des sites tout site de la collection qui viendrait à être créé. Côté Métadonnées, vous pouvez forcer la saisie de tous les champs de catégorisation, seulement l’un d’eux, voire les laisser purement facultatifs.

Une fois ce paramétrage réalisé, tout site créé au sein de votre collection de sites viendra nourrir l’index des sites de la collection.

Création de collection de sites :

Il existe un second niveau de référencement, au niveau de la console d’administration centrale. Son intérêt réside dans la possibilité qu’il offre d’indexer non pas des sites, mais des collections de sites. Il est particulièrement utile pour des collections de type GED créées en dehors de tout portail collaboratif, notamment lorsque ces sites sont créés en nombre (une fois que les utilisateurs se sont appropriés SharePoint, le nombre de création de sites peut très vite être conséquent… j’ai d’ailleurs pu constater plus de 500 collections de ce type chez certains clients).

Vous trouverez le lien « Master site directory settings » sur la page Opérations de la console d’administration centrale de SharePoint.

La page est similaire à celle vue précédemment. Il vous faudra néanmoins référencer l’index des sites de référence avec une URL absolue.

Une fois ce paramétrage réalisé, toute nouvelle collection de site créée au sein de votre ferme SharePoint viendra alimenter l’annuaire des sites principal.

Prise en main de la catégorisation des sites :

Par défaut, MOSS propose une catégorisation par région et par division. Puisque cette catégorisation n’est pas nécessairement adaptée aux besoins, il vous est possible de l’adapter. Comment ? Simplement en modifiant les colonnes de la liste « Sites » située dans votre index des sites. Un exemple simple : vous souhaitez associer à vos sites des activités. Vous pouvez ajouter une colonne de type choix listant toutes les activités potentiellement associables à la liste « Sites », comme illustré ci-dessous :

Cette modification aura pour conséquence directe la modification de l’interface de création de site, comme vous pouvez le constater dans la capture d’écran ci-dessous :

Tout n’est pas simple pour autant. L’exemple précédent part d’une liste de choix… mais que se passe t-il si vos activités sont définies ailleurs, dans une autre liste ? Colonne LookUp me direz vous. Oui mais… comment SharePoint peut-il retrouver la liste où sont définies ces activités lorsque vous êtes dans l’interface de création de site de votre console d’administration centrale ? Et bien ce n’est tout simplement pas possible. Veillez donc à prendre ce paramètre en compte lors de la conception de votre annuaire. Ca mis à part, vous pouvez sans problème modifier votre liste directement ou lui ajouter des types de contenu.

Modifier la liste « Sites » impacte automatiquement la page principale de l’annuaire des sites. Comme vous pouvez le constater sur la capture ci-dessous, la colonne « Activité liée » apparaît avec la liste de ses choix possibles.

Analyse des liens morts

L’annuaire des sites SharePoint permet également de maintenir à jour la liste de ses sites. Le bouton « Actions du site » de l’annuaire dispose d’un lien particulier intitulé « Analyser les liens rompus ».

Cette action vous permet de déterminer quelles références de l’annuaire sont  erronées, inconnues ou… à jour évidemment.

On retrouve un comportement assez proche au niveau de la console d’administration centrale de SharePoint. L’analyse de fait ici sur n’importe quel annuaire des sites puisque vous devez saisir l’URL de l’affichage de la liste « Sites » concernée. En prime, cette analyse peut mettre à jour le titre et la description des sites référencés dans l’annuaire si ceux-ci ont évolué. A noter que ces deux tâches peuvent être réalisées quotidiennement et de manière automatique grâce à un job SharePoint.

Et voilà, vous êtes à présent fin prêt pour référencer vos sites SharePoint !

Un grand merci à Julien Chomarat qui a largement contribué à tester le fonctionnement de l’annuaire, et qui est allé plutôt loin dans les tests de catégorisation.