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SharePoint 2013: La gestion des demandes d’accès utilisateur

La gestion des demandes d’accès a un peu changé dans la version 2013 de SharePoint.


Avec SharePoint 2010 ou 2007

En effet, dans les versions précédentes (2007 ou 2010), la demande d’accès se faisait uniquement par email envoyé au premier site collection administrator :

  • SharePoint 2010: Sites Settings > Site Permissions

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On définit ensuite simplement l’adresse email du responsable

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L’utilisateur voit alors une fenêtre demanadant à justifier cette demande

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Une fois la demande envoyée, il lui faut attendre sans suivi de cette demande

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Le responsible du site reçoit de son coôté un message tel que celui-ci lui avec la justification fournie

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Il ne lui reste plus qu’à cliquer sur le lien pour ajouter l’utilisateur dans les permissions du site.

  • SharePoint 2007: Sites Settings > Advanced Permissions

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On retrouve la même logique avec l’adresse email du responsable

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L’utilisateur poste aussi sa demande d’accès dans le site

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Et l’administrateur reçoit exactement le même email que pour SharePoint 2010.

Le fait est que cette gestion est très dépendante d’une adresse email exclusive, qui doit être mise à jour avec les changements de responsables de sites.

Ce n’est donc clairement pas une solution utilisable en modèle SaaS, et donc un gros changement a été apporté dans SharePoint 2013.


Avec SharePoint 2013

La gestion des demandes d’accès est désormais dans un menu dédié du site d’administration, même si son activation est toujours au niveau des sites permissions (comme pour SharePoint 2010):

  • Sites Settings > Site Permissions

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Il faut ensuite cocher son activation et entrer l’adresse email adaptée

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Un menu supplémentaire est disponible dans l’interface d’administration

  • Site Settings > Access requests and invitations

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Celui-ci permet à tout administrateur du site (membre des sites collection administrators), de gérer les demande d’accès en cours sans pour autant reçevoir le message électronique.

Ainsi en cliquant sur ce lien, l’administrateur voit les demandes postées et même l’historique des précédentes demandes

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Il peut alors activer ou non ce droit en acceptant ou refusant la demande

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Il est aussi possible d’utiliser la partie “Conversation” pour demander des informations au demandeur des permissions

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Qui verra alors de son côté le message et répondre à la question posée

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Une fois cette validation effectuée, l’administrateur peut accepter ou refuser cette demande de permission qui se retrouvera alors dans l’historique

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Vision Utilisateur

Pour l’utilisateur, la premiere connection est semblable à l’écran ci-dessous (depuis un MAC)

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Une fois que l’utilisateur a effectué cette demande l’écran fourni alors l’historique des messages échangés avec l’administrateur

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Une fois cette permission accordée, l’utilisateur peut accéder à son site de manière classique suivant les permissions qui lui ont été accordées.

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Conclusion

Cette fonctionnalité est vraiment très utile si vous comptez déléguer la gestion des permissions de vos sites SharePoint. Ainsi une équipe peut se charger de cette partie sans avoir nécessairement accès à une adresse Email partagée.

Romelard Fabrice [MBA]

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Posted: mardi 25 mars 2014 16:04 par ROMELARD Fabrice

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