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Les journées SQL Server : C’est arrivé comment ?

La deuxième édition vient de se terminer, avec brio tout comme la première et je dois dire que je suis content de l'ensemble de l'équipe d'organisation qui a mené le projet avec succès. Cette année j'étais spectateur et simple speaker. Je n'ai volontairement pas fait partie de l'équipe d'organisation étant un peu loin géographiquement. Cela n'a pas empêché d'avoir de nombreux volontaires qui ont réalisés un énorme boulot et au final un grand nombre de personnes satisfaites !

Une question que j'ai entendu durant ces jours, était : « Mais comment ont été créée ces journées ? »

La réponse à cette question n'est pas simple, mais je vais essayer de vous raconter la partie coulisse, d'avant la première édition…

PASS Summit Européen ?

Sachez que la communauté SQL Server francophone existe depuis longtemps, bien avant le lancement officiel du GUSS (Groupe des Utilisateurs Francophones de SQL Server) lors du lancement de SQL Server 2005. Le modèle habituel des communautés étant de faire des réunions d'une après-midi partagé entre 2 ou 3 thèmes. Force est de constater que ces réunions amenaient entre une dizaine et une cinquantaine de personne jamais plus. Certes ces chiffres sont comparables avec d'autres groupes utilisateur similaires.

L'idée était donc de faire quelques chose de plus, avec plus de sujets abordés. A cette époque existant encore la conférence européenne du PASS. Cette dernière a cependant souffert du manque de représentation de la communauté européenne au sein du PASS (les évènements étaient organisés depuis les USA), puis de la trop grande focalisation sur certains groupes (Pays-Bas, Allemagne, Suisse), avec un évènement qui s'est déroulé 3 ans de suite en Allemagne. A cette époque des discussions ont été entamées entre le GUSS et le PASS pour savoir s'il serait possible de faire venir l'évènement en France et en particulier à Paris. Déjà à cette époque il était question de prendre en compte les particularités « française » en incluant un track en Français.

Le rêve d'un PASS Summit à paris n'a jamais été réalisé. Il ne s'est pas fait probablement pour plusieurs causes, qui ont conduit à l'abandon pur et simple de l'évènement en Europe : Le représentant européen du PASS a quitté l'organe de direction du PASS, les anglais avaient commencé à organisé les SQL Bits avec d'année en année plus de succès, et le PASS Summit Européen perdait toujours de l'argent (la conférence n'a jamais été rentable financièrement depuis qu'elle existe). La morale c'est que les communautés européennes sont très centrées sur quelques pays et basé sur des particularités linguistiques de ceux-ci. Et ces même communautés n'ont pas la force logistique et marketing que peut avoir Microsoft au niveau européen (pour l'organisation de TechEd entre autres).

SQL Rally ou SQL Saturdays ?

Suite à cela ont émergé du PASS, 2 nouveaux formats de conférence, le SQLRally et les SQLSaturdays (le second ayant été repris à un MVP ayant lancé ce concept). Un premier SQLRally fut testé avec succès aux USA, un second en Europe du Nord. Le concept de faire une conférence plus courte 2 jours au lieu de 3, payante mais moins cher que le Summit, mais aussi avec moins de sessions et moins de logistique de fait. Le modèle du SQLSaturdays lui, a été de réaliser un évènement gratuit le samedi (par la suite d'autres ont repris le concept et le nom, mais sur d'autres jours), au besoin avec plusieurs tracks.

Se posait alors la question de savoir si ce type d'évènement serait intéressant pour la communauté francophone.

En lançant l'idée du SQLRally francophone sur Facebook, Jean-Pierre Riehl me fait signe en disant qu'il voulait organiser depuis longtemps un SQLSaturdays en France. Côté GUSS, après avoir convaincu Arian Papillon (président du GUSS) de rallier l'aventure, nous sommes désormais 3 à tenter de convaincre de l'intérêt du projet.

Il faudra convaincre le GUSS dans son ensemble de l'intérêt du projet. En effet, même si l'on parle depuis des années d'un évènement d'envergure en France ce n'est jamais allé plus loin que le stade des discutions. De plus il faut convaincre Microsoft de nous suivre, ils sont potentiellement une aide non négligeable sur la communication, mais aussi un support financier. Sans compter qu'ils peuvent nous fournir le centre de conférence.

Les derniers à convaincre sont le PASS. Jean-Pierre, Arian et moi-même décidons de les contacter pour parler de vive voix de l'organisation d'un éventuel SQL Rally Francophone. En face se trouve Jennifer Mooser qui porte la double casquette de membre du Board du PASS et de responsable Marketing chez Microsoft Corp sur SQL Server. Côté Microsoft France, Damien Cudel, chef de produit de SQL Server en France est lui aussi présent. La première discussion permet de définir les bases de voir l'intérêt du PASS pour le sujet. Là se passe quelques semaines où tout est couché sur papier (Word et Powerpoint) sur les coûts, les hypothèses et l'organisation. De fait on obtient un Business Plan et comme tous les acteurs à convaincre sont autour de la table c'est d'autant plus facile d'avoir l'approbation de tous. Mais tout n'est pas finit…

Le format définitif

La difficulté restante est qu'il nous faut des fonds et donc des sponsors et définir le modèle de l'évènement (payant ou gratuit). Or là aussi pour un évènement n'ayant jamais eu lieu comment convaincre, et citer des chiffres ? A ce moment, seul le nombre de jours et les dates ont été arrêtés, ainsi que le lieu (centre de conférence Microsoft) et le nombre de tracks. Pour le nombre de participant nous sommes juste dans des hypothèses.

En ce qui concerne le format choix entre le modèle SQLRally ou SQL Saturdays. SQLSaturdays, se sera non, le nom ne colle pas et le risque de peu de succès un samedi en France est très important. Le faire un autre jour pourquoi pas, mais le nom risque de prêter à confusion. De plus le souhait original est de réaliser l'évènement sur 2 jours et non 1 seul. Mais c'est un évènement gratuit cela colle au type d'évènement souhaitable pour Paris.

SQLRally, c'est un évènement payant, d'où un risque important de se « planter » dans le prix, on verra plus tard que le prix que les gens souhaiterait mettre (dans un sondage) se situe autour de 100€, mais que dans l'immense majorité les personnes souhaite un évènement gratuit. Côté PASS, pour eux le Rally doit en plus fournir, les repas, les boissons durant les pause et si possible des soirées. Le budget est conséquent et le planning tout autant. De fait ce modèle tombera à l'eau car, étant donné les dates arrêtées, nous sommes déjà en retard sur le planning du PASS.

Au final, reste la solution d'un évènement nouveau… qui sera gratuit (sauf peut-être les repas), sur 2 jours et ne s'appellera ni Rally, ni Saturdays. Le nom fût trouvé par Arian, qui fort logiquement nous dit que plutôt que de tourner autour de SQLDays avec des anglicismes, étant un évènement francophone, le nom doit être en français. D'où les SQLDays dans leur versions française « les journées SQL Server ». En ce qui concerne le logo, le premier du nom, c'est moi qui l'ai dessiné sous PowerPoint et transféré dans Expression Design. Le second logo a été metro-isé par Jean Pierre.

La dernière ligne droite

Côté sponsor, il faut dire que nous avons eu énormément de chance, c'est en effet Microsoft France qui nous a aidé, fort de leurs contacts chez les constructeurs, et qui est venu avec HP. Ce n'est pas suffisant et le second coup de chance vient de la part du SQLBits, en effet James Rowland et Simon Sabin, les 2 fondateurs de l'évènement veulent pousser les évènements similaires en Europe, et James m'offre la possibilité de venir gratuitement à la prochaine session à Liverpool et de me présenter tous leurs sponsors. Le tout sera complété par des sociétés françaises que les uns et les autres avions dans nos contacts. Le budget est bouclé, l'organisation est lancée.

Après des semaines de boulot acharner pour contacter les sponsors, faire les plaquettes, trouver les speakers, etc. C'est la dernière ligne droite. Là aussi, une mention particulière à Hugues Valentin, alors stagiaire chez Microsoft pour la masse de boulot effectué, sans lui je pense que l'évènement n'aurait pas vu le jour.

Nous pensions avoir entre 100 et 200 inscrits, nous avons dépassés les 400, et au final 330 personnes sont venus. Et cette première organisation a reposé sur les épaules de 4 personnes, Hugues, Jean-Pierre, Arian et moi-même. Avec le support le jour de l'évènement de tous les MVP SQL Server francophones qui ont tous fait le déplacement ! Et bien sûr ce fût un succès surtout grâce aux 330 personnes qui sont venus nous voir.

Pour ma part je suis content que cet évènement ait fêté son 2è anniversaire, c'est un comme un enfant (certes ont fait un sacré « couple » mixte à 4), que l'on voit grandir et qui a pris son indépendance. Cela me fait aussi quelque chose dans la mesure où c'est ma dernière année en tant que MVP SQL Server, et c'est un peu la cerise sur le gâteau. Je fais confiance aux autres pour assurer la suite, comme ils viennent de le prouver avec cette édition.

Longue vie aux communautés SQL Server et Francophones particulièrement.

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Publié mercredi 12 décembre 2012 22:14 par christian

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