Outils d’import avec mise à jour dans Microsoft Dynamics CRM
Problématique
Si vous avez besoin d’exporter sous Excel une liste de comptes ou de contacts dans le but de faire des retouches à droite à gauche puis de réinjecter le tout dans CRM, vous ne pouvez pas vous en sortir avec CRM seul.
En effet, l’export sous Excel ne permet pas d’extraire les id des enregistrements (que ce soit des comptes, des contacts ou toute autre entité). Or ceux-ci sont nécessaires pour retrouver les enregistrements au moment de réimporter les modifications dans CRM.
Solution
Je ne vois que trois outils sur le net susceptibles de nous aider :
Quelques remarques
Ces outils sont simples d’utilisation. Quelques remarques toutefois :
- Microsoft Dynamics CRM 4.0 Bulk Update and Export Tool :
- Attention, pour cet outil, il faut installer le Framework 3.5.
- Vous pouvez faire des updates et des deletes en masse d’enregistrements mais la création de nouveaux enregistrements fonctionnent mal.
- La liaison entre entités, c’est-à-dire l’utilisation de champs lookup n’est pas très simple. En effet, par exemple, pour indiquer le contact principal d’un compte, vous devez transmettre un champ avec une valeur au format : “contact,60cde26b-92c1-dc11-9a60-0003ff562152”. Il n’est donc pas possible de transmettre le nom du contact directement. Vous devez fournir le Guid de l’enregistrement lié !
Conseil pour s’en sortir : Exportez les comptes et les contacts dans deux fichiers csv séparés. Editez ces fichiers dans Excel. Retrouvez le Guid associé à un contact en utilisant la fonction VLookup d’Excel.
- Tool to Update MSCRM 4.0 data inline and Export to CSV for Re-import
- Les champs Lookup ne sont pas rapatriés correctement (notamment s’ils sont mis à jour dans Excel)
- Les nouveaux enregistrements doivent être importés séparément dans CRM et ne peuvent être ajoutés en même temps que les enregistrements mis à jour.
- Un enregistrement n’est pas mis à jour s’il a été modifié entre temps dans CRM.
- Import Manager 2008
- Cet outil est indubitablement le plus complet des trois. Il permet notamment de programmer des imports sous forme de batch. Il permet notamment de mapper les colonnes des fichiers à importer avec les attributs des entités de CRM.
- Par contre, au delà de 10 enregistrements importés, il faut acheter une licence.
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