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Configurer un abonnement par email à un rapport de Microsoft Dynamics CRM 4.0

Parallèlement à la consultation de rapports disponible dans l'interface de Dynamics CRM, il est possible d'envoyer automatiquement un rapport à un utilisateur en pièce attachée ou directement dans le contenu d'un message électronique.
J'ai déjà rencontré plusieurs fois ce besoin notamment pour des responsables faisant partie d'un pôle de direction d'entreprise, qui apprécient de trouver chaque semaine leurs rapports de synthèse dans leur boîte de messagerie, plutôt que de devoir faire la démarche par eux-même d'aller consulter les dits rapports dans CRM. Il y a comme un effet reminder appréciable.

Du point de vue technique, le procédé n'est pas particulièrement compliqué mais il est vrai qu'il est difficile de trouver une procédure claire et précise sur Internet sur le sujet. D'autant que la solution n'est techniquement pas faisable à partir de CRM seul et repose au contraire entièrement sur Report Server qui gère les rapports de ce dernier.
Le principe consiste à configurer un abonnement (subscription en anglais) sur Report Server pour l'utilisateur sur chaque rapport concerné.

Voici quelques éléments qui j'espère vous aideront dans la mise en oeuvre d'un abonnement avec SRS sur un rapport CRM :

Première étape : configuration de Report Server pour l' abonnement par email

  • Sur le serveur installé avec SQL Reporting Services, lancez Start > All programs > Microsoft SQL Server 2005 > Configuration Tools > Reporting Services Configuration
  • Sélectionnez Email Settings dans la barre de navigation à gauche.
  • Indiquez l' adresse de l' expéditeur à utiliser pour les messages. Il faut que cet utilisateur ait les permissions évidemment d' envoyer des emails via le serveur SMTP spécifié dans le point suivant.
  • Indiquez le nom du serveur SMTP (ce peut être une adresse IP, un nom UNC...etc. Par exemple, vous pouvez indiquer le nom du serveur Exchange si vous utilisez Exchange Server pour l'envoi de message)
  • Appliquez les paramètres en cliquant le bouton Apply puis quitter le gestionnaire.

image

Seconde étape : configuration d'une source de données personnalisée pour le rapport concerné

  • Lancez le gestionnaire de rapport de SRS dans Internet Explorer. Il doit s' agir d' une URL du type http://<NomDuServeurSRS>/Reports
  • Cliquez Afficher les détails tout à droite dans la barre d' outils du gestionnaire, pour faire apparaître le détail des répertoires disponibles.
  • Cliquez sur le répertoire du même nom que l' organisation contenant les rapports CRM, par exemple AdventureWorksCycle_MSCRM dans l' exemple ci-dessous :

image

  • Cliquez ensuite sur le dossier 4.0 dans lequel doit se trouver le rapport sur lequel porte l' abonnement.
  • Par défaut, les rapports de Dynamics CRM sont configurés sur une source de données qui s' appelle MSCRM_DataSource que vous trouverez tout en bas dans la liste des rapports.

image

Il se peut que vous rencontriez des problèmes en configurant un abonnement sur la base de cette source de données définie par défaut, y compris si celle-ci s' appuie sur le connecteur SRS installé pour CRM. Si vous tentez de configurer un abonnement sur le rapport, vous risquez de vous trouver face à ce message :

image

Pour que cela fonctionne sans encombre, une solution consiste à définir une source de données personnalisée dont vous maîtriserez parfaitement les paramètres de configuration.

  • Sélectionnez Nouvelle source de données dans la barre de menu du gestionnaire pour créer une source de données personnalisée.
  • Nommez la source par exemple Custom_DataSource.
  • Donnez lui une description précise par exemple : Custom DataSource used for report subscriptions.
  • Cochez la case Activer cette source de données.
  • Sélectionnez Microsoft SQL Server dans la liste Type de connexion.
  • Entrez la chaîne de connexion à la base de données CRM dans la zone de texte Chaîne de connexion, par exemple :

data source="<NomDuServeurSQLContenantLaBaseCRM>";initial catalog="<NomDeLOrganisation_MSCRM>"

Cela donne par exemple :

image

  • Cochez Informations d'identification stockées en sécurité dans le serveur de rapports.
  • Entrez un nom d'utilisateur et un mot de passe ayant accès à CRM.
  • Cochez Utiliser comme informations d'identification Windows lors de la connexion à la source de données.

Cela donne par exemple :

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  • Validez en cliquant le bouton Appliquer.
  • Revenez sur la liste des rapports Dynamics CRM 4 et sélectionnez le rapport sur lequel porte l' abonnement à réaliser.
  • Sélectionnez l'onglet Propriétés.
  • Sélectionnez Sources de données dans la zone de navigation à gauche.

image

Vous constatez que la source de données du rapport est par défaut MSCRM_DataSource qui se trouve dans le dossier 4.0. Remplacez cette source de données par celle personnalisée que vous venez de configurer.

  • Cliquez Parcourir.
  • Sélectionnez la source de données personnalisée Custom_DataSource en parcourant la hiérarchie de répertoires de l'organisation.

image

  • Validez par OK.
  • De retour dans l' écran de propriétés du rapport, cliquez Appliquer.

Troisième étape : configuration de l' abonnement au rapport Dynamics CRM

  • Toujours sur le rapport concerné, basculez sur l' onglet Abonnements.
  • Cliquez Nouvel abonnement dans la barre d' outils.

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  • Sélectionnez Messagerie comme option de remise du rapport.
  • Entrez l' adresse email du ou des destinataires du rapport dans la zone A:
  • Entrez éventuellement des destinataires en copie et copie cachée si besoin.
  • Cochez Inclure un lien ou Inclure un rapport selon si l' utilisateur souhaite recevoir le rapport en pièce jointe ou directement dans le corps du message.
  • Sélectionnez le format du rapport de votre choix.
  • Planifiez l 'abonnement pour une réception hebdomadaire par exemple en cliquant Sélectionnez une planification.
  • Configurez manuellement les paramètres de rapport dont vous auriez besoin.

Cela donne par exemple :

image

  • Terminez en cliquant sur OK.
  • Vous pouvez consulter votre abonnement dans la liste des abonnements et voir notamment la date de sa dernière exécution et l' état correspondant.

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Quelques liens utiles :

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Posted: jeudi 6 novembre 2008 13:12 par bianca
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